Att arbeta tillsammans, flera människor i ett projekt, ställer stora krav på de som ingår i arbetsgruppen. Inte minst gäller det att man har bra rutiner för dokumenthantering i gruppen, så att man inte sparar över viktiga texter, tappar bort viktiga delar eller gör något annat fel. Att fela är ju som bekant mänskligt, och det krävs nästan en övermänsklig organisationsförmåga för att hålla koll på alla dokument i ett stort projekt.
Som tur är finns det omänskliga verktyg som kan underlätta dokumenthanteringen, och som lagrar alla ändringar som görs så att det går att ”spola tillbaka” i dokument för att hitta stycken som fallit bort i senare versioner. Det finns många olika sådana verktyg, och ett av de bättre är Projectplace verktyg. Detta verktyg är nästan helt webbaserat, så man behöver bara en dator och en internetuppkoppling för att kunna delta i arbetet. Detta gör att de deltagande i projektet kan sitta var som helt i världen, och redigera dokument vid vilken tid som helst på dygnet, och ändå delta i projektet.
Över huvud taget är en väl utförd dokumenthantering en av de viktigaste faktorerna bakom ett framgångsrikt projekt. Ett verktyg som gör det lättare att hålla reda på alla delar som ingår ökar därför chanserna att lyckas.
